Emcop inicia processo de digitalização dos arquivos físicos

São duas salas pequenas abarrotadas de armários do tipo arquivo, cada um deles recheados com milhares de pastas que trazem a documentação e o histórico de cada unidade habitacional construída e negociada pela Emcop (Empresa Municipal de Construções Populares) ao longo de seus 46 anos de história. Não fosse o capricho dos servidores da empresa e a rigorosa organização desses arquivos, seria praticamente impossível ter acesso rápido aos dados de um imóvel adquirido no lançamento do residencial Cristo Rei, por exemplo. 

Diante desse cenário, com o garantir a segurança e a agilidade no acesso a todo esse importante banco de dados, a Emcop iniciou em fevereiro, com a equipe própria, o processo de digitalização total desses arquivos. Dois scanners rápidos foram adquiridos com recursos próprios para a realização da tarefa. 

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Imóveis localizados em bairros como Jardim Santo Antônio, Jardim Arroyo, Jardim das Oliveiras, Maria Lúcia, Jardim Antunes e o já citado Cristo Rei, que de alguma forma contaram com participação da Emcop na sua implantação, possuem todo o histórico e a documentação em arquivos físicos. São aproximadamente 30 mil pastas.

“Como a maioria desses bairros já tem mais de 30 anos de existência, os processos físicos perderam a qualidade para leitura e o papel já começa a se deteriorar. Além de tudo, é uma questão de segurança para que esses registros não se percam em qualquer eventualidade. Podemos ainda ter um backup eletrônico disso tudo”, explicou o presidente da empresa, Marcelo Renato de Oliveira.

Com a digitalização, os documentos, que muitas vezes precisam passar pela análise dos diferentes setores, podem ser acessados simultaneamente, o que agiliza tramitações. “Noto que os processos digitalizados permitem resolver os problemas de quem nos procura de maneira bem mais rápida. Não preciso ir até o arquivo localizar documentos. Ajuda muito”, comenta a servidora Cirlei Martinez Santos.

Por meio de uma rede integrada, os arquivos já digitalizados, em formato PDF — que não admite alterações —, podem ser acessados e consultados pelos setores jurídico, cadastro, cobrança, engenharia e atendimento. O próprio arquivo digital registra os acessos com data, hora e o nome do usuário que o acessou.

“Estamos tocando esse processo por bairros e acreditamos que até o fim do ano estará concluído”, estima o presidente.